KVKK

Bu Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi kapsamında; Uluslararası Seyyid-i Sırdan Seyyid Burhaneddin ve Çevresi Sempozyumu internet sitesini ziyaret eden, iletişim formunu kullanan, bildiri özeti gönderen, sempozyuma başvuran veya sempozyum faaliyetlerine katılan kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki kurum tarafından işlenmektedir:

Veri sorumlusu: [KURUM / VAKIF / DERNEK / DÜZENLEYİCİ KURULUN TAM UNVANI]
Adres: [AÇIK POSTA ADRESİ]
Telefon: [TELEFON NUMARASI]
E-posta: [E-POSTA ADRESİ]
KEP adresi: [VARSA KEP ADRESİ]
İnternet sitesi: [WEB SİTESİ ADRESİ]

2. İşlenen Kişisel Veriler

İnternet sitesi ve sempozyum faaliyetleri kapsamında, gerçekleştirilen işleme bağlı olarak aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:

Kimlik bilgileri

Ad ve soyadı,
Akademik unvan,
İmza bilgisi, gerekli olması hâlinde kimlik doğrulama bilgileri.

İletişim bilgileri

E-posta adresi,
Telefon numarası,
Adres ve diğer iletişim bilgileri.

Mesleki ve akademik bilgiler

Çalışılan kurum veya üniversite,
Fakülte, bölüm ve birim bilgileri,
Akademik unvan ve uzmanlık alanı,
Öz geçmiş ve akademik çalışma bilgileri.

Bildiri ve başvuru bilgileri

Bildiri başlığı,
Bildiri özeti ve anahtar kelimeler,
Tam metin bildiri ve ek dosyalar,
Yazar ve ortak yazar bilgileri,
Değerlendirme, kabul veya ret bilgileri,
Katılım ve program bilgileri.

İşlem güvenliği bilgileri

IP adresi,
Erişim tarihi ve saati,
Tarayıcı ve cihaz bilgileri,
Oturum ve sistem kayıtları,
Form ve güvenlik kodu doğrulama kayıtları.

Talep ve iletişim bilgileri

İletişim formunda iletilen mesajlar,
Talep, öneri, şikâyet ve başvuru içerikleri,
E-posta ve telefon görüşmesi kayıtları.

Görsel ve işitsel veriler

Sempozyum sırasında çekilen fotoğraf ve video görüntüleri,
Çevrim içi oturumlarda oluşan görüntü ve ses kayıtları,
Program ve tanıtım çalışmalarında kullanılan görseller.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak işlenebilir:

Bildiri özeti ve tam metin başvurularının alınması,
Başvuru sahibinin ve yazarların kimliğinin doğrulanması,
Bildiri başvurularının kayıt altına alınması ve takip edilmesi,
Başvuruların Bilim Kurulu tarafından değerlendirilmesi,
Kabul, ret ve düzeltme süreçlerinin yürütülmesi,
Başvuru sahipleriyle iletişim kurulması,
Sempozyum programının hazırlanması ve duyurulması,
Katılım, oturum ve sunum planlamasının yapılması,
Katılım belgelerinin ve sertifikaların hazırlanması,
Bildiri kitabı ve diğer akademik yayınların hazırlanması,
Yazar ve eser bilgilerinin basılı veya dijital ortamda yayımlanması,
İletişim formu üzerinden iletilen taleplerin cevaplandırılması,
Sempozyum sekretaryası faaliyetlerinin yürütülmesi,
Etkinliğin fotoğraf, video ve haber kayıtlarının oluşturulması,
İnternet sitesinin güvenliğinin ve sürekliliğinin sağlanması,
Yetkisiz erişim ve kötüye kullanım girişimlerinin önlenmesi,
Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
Yetkili kamu kurumlarının hukuka uygun taleplerinin karşılanması.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir:

İnternet sitesinde bulunan iletişim formları,
Bildiri özeti ve tam metin gönderim formları,
Dosya yükleme alanları,
E-posta, telefon ve diğer iletişim kanalları,
Sempozyum kayıt ve katılım formları,
Bilim ve Düzenleme Kurulu değerlendirmeleri,
Sunucu, oturum ve güvenlik kayıtları,
Çerezler ve benzeri internet teknolojileri,
Fotoğraf, video ve etkinlik kayıtları,
İlgili kişinin doğrudan sunduğu belge ve bilgiler.

5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde yer alan aşağıdaki kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenebilir:

Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunmadığı ve açık rızanın gerekli olduğu veri işleme faaliyetleri, yalnızca ilgili kişinin açık rızası alınarak gerçekleştirilir.

Aydınlatma yükümlülüğü, açık rızadan bağımsız bir yükümlülüktür. Açık rıza alınması gereken durumlarda aydınlatma metni ile açık rıza beyanı ayrı şekilde sunulmalıdır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarıyla sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla aşağıdaki kişi veya kuruluşlara aktarılabilir:

Bilim Kurulu üyelerine,
Düzenleme Kurulu üyelerine,
Sempozyum sekretaryasına,
Hakem ve akademik değerlendiricilere,
Organizasyon kapsamında görev alan yetkili kişi ve kuruluşlara,
Üniversitelere, vakıflara ve iş birliği yapılan kurumlara,
Yayın, baskı, tasarım ve dağıtım hizmeti veren kuruluşlara,
Barındırma, yazılım, e-posta ve teknik destek sağlayıcılarına,
Arşivleme ve veri güvenliği hizmeti sunan kuruluşlara,
Kanunen yetkili kamu kurumlarına ve yargı mercilerine.

Aktarım işlemleri, 6698 sayılı Kanun’da öngörülen kişisel veri işleme ve aktarım şartlarına uygun olarak gerçekleştirilir.

7. Bildiri ve Akademik Yayın Süreçleri

Bildiri gönderimi sırasında iletilen yazar adı, akademik unvan, kurum bilgisi, bildiri başlığı, özet, anahtar kelimeler ve çalışma içeriği; bilimsel değerlendirme, program hazırlama, sunum ve yayın süreçlerinde kullanılabilir.

Kabul edilen bildirilerde yer alan aşağıdaki bilgiler sempozyum programında, internet sitesinde, sosyal medya hesaplarında, bildiri kitabında ve diğer basılı veya dijital yayınlarda yayımlanabilir:

Yazarın adı ve soyadı,
Akademik unvanı,
Çalıştığı kurum,
Bildiri başlığı,
Bildiri özeti,
Anahtar kelimeler,
Tam metin bildiri.

Yayın kapsamında yer alacak bilgiler hakkında başvuru sahibine bildiri gönderim aşamasında ayrıca bilgi verilebilir.

8. Görsel ve İşitsel Kayıtlar

Sempozyum sırasında etkinliğin belgelenmesi, duyurulması ve arşivlenmesi amacıyla fotoğraf ve video çekimi yapılabilir.

Katılımcıların belirli ve ayırt edilebilir şekilde yer aldığı görsel ve işitsel kayıtların tanıtım, yayın veya sosyal medya faaliyetlerinde kullanılmasının açık rıza gerektirdiği durumlarda ilgili kişilerden ayrıca açık rıza alınır.

9. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

Yurt dışında bulunan sunucu, e-posta, bulut depolama, video konferans, harita veya benzeri hizmetlerin kullanılması hâlinde bazı kişisel veriler yurt dışında işlenebilir.

Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması gereken durumlarda 6698 sayılı Kanun’un yurt dışına veri aktarımına ilişkin hükümleri ve yürürlükteki ikincil düzenlemeler doğrultusunda gerekli hukuki ve teknik tedbirler alınır.

10. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri kapsamında muhafaza edilir.

İşleme amacı ortadan kalktığında ve verilerin saklanmasını gerektiren başka bir hukuki sebep bulunmadığında kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Bilimsel yayınlarda yayımlanan yazar ve eser bilgileri, akademik yayın ve arşiv niteliği nedeniyle ilgili yayın erişilebilir olduğu sürece muhafaza edilebilir.

11. Kişisel Verilerin Korunması

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin güvenli şekilde muhafaza edilmesini sağlamak amacıyla uygun idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Bu kapsamda erişim yetkilerinin sınırlandırılması, kullanıcı ve işlem kayıtlarının tutulması, güvenlik kontrollerinin uygulanması, veri yedekleme, yetkili personel erişimi ve gerekli sözleşmesel tedbirler kullanılabilir.

12. İlgili Kişinin Hakları

6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında veri sorumlusuna başvurarak:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerin düzeltilmesini isteme,
Kanunda öngörülen şartlar kapsamında kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

13. Veri Sorumlusuna Başvuru

Kişisel verilerinize ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun şekilde veri sorumlusuna iletebilirsiniz.

Başvurular aşağıdaki yöntemlerden biriyle yapılabilir:

Islak imzalı yazılı başvurunun veri sorumlusunun adresine şahsen veya posta yoluyla gönderilmesi,
Kayıtlı elektronik posta adresi üzerinden başvuru yapılması,
Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanılması,
Daha önce veri sorumlusuna bildirilmiş ve sistemde kayıtlı bulunan e-posta adresinin kullanılması,
Başvuru amacıyla oluşturulmuş elektronik form veya uygulamanın kullanılması.

Başvuruda aşağıdaki bilgilerin bulunması gerekmektedir:

Ad ve soyadı,
Yazılı başvurularda imza,
T.C. kimlik numarası veya yabancılar için kimlik/pasaport numarası,
Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
Varsa bildirime esas e-posta adresi ve telefon numarası,
Talep konusu ve talebe ilişkin bilgi ve belgeler.

Başvuru kanalları:

Posta veya şahsen başvuru adresi: [AÇIK ADRES]
KEP adresi: [KEP ADRESİ]
Kayıtlı e-posta adresi: [KVKK BAŞVURU E-POSTASI]

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde ilgili mevzuatta belirlenen ücretler uygulanabilir.

14. Metnin Güncellenmesi

Bu Aydınlatma Metni; kişisel veri işleme faaliyetlerinde, sempozyum süreçlerinde veya mevzuatta meydana gelen değişikliklere bağlı olarak güncellenebilir.

Güncel metin, internet sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.

Son güncelleme tarihi: 18 Temmuz 2026